「個人情報ファイル」とは、保有個人情報（※）を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したものです。
個人情報ファイルには、電子計算機を用いて検索することができるもの（電算処理ファイル）と、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるもの（マニュアル処理ファイル）があります。

※「保有個人情報」とは、職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該職員が組織的に利用するものとして、当該実施機関が保有しているものです。ただし、行政文書に記録されているものに限ります。